Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς

29/12/2021

Α. Π.: 46005 ΕΞ 2021

Αριθ. Φακ.: ΔΙΔΔΔΗ/Φ.15

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης

Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΥ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΥ

ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Πληροφορίες: Σ. Παπαδάκη, Λ. Λαμπρινίδης

Τηλέφωνο: 210 9098172, -169.

E-mail: dir_ddid@mindigital.gr

ΘΕΜΑ: «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς».

ΣΧΕΤ.: 1. Άρθρα 14 και 15, ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) – Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α’ 184).

2. Υπουργική Απόφαση, υπ’ αριθ. 32256/15-09-2021 (Β’ 4651) «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς» (ΑΔΑ: 6ΜΕΞ46ΜΤΛΠ-1ΗΠ).

Σας γνωρίζουμε ότι δημοσιεύθηκε η υπ. αριθμ. 32256/15-09-2021 Απόφαση του Υπουργού Επικρατείας και Υφυπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης με θέμα: «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς», κατ’ εξουσιοδότηση των παρ. 8 και 9 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020 (Α’184).

Με την απόφαση αυτή, ρυθμίζεται η διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων τόσο των ηλεκτρονικών δημοσίων όσο και των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο. Επίσης, ρυθμίζονται ειδικότερα ζητήματα για την ισχύ των εκτυπώσεων αυτών κατά την έντυπη διακίνησή τους.

Ειδικότερα: 

Α. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13 του ν. 4727/2020, ήτοι:

α. τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα,

β. τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα,

γ. τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα,

όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, υπό την προϋπόθεση ότι η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης, δύναται να επιβεβαιωθούν με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που αυτά φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου (άρθρο 14 παρ. 4, ν. 4727/2020).

Ως εκ τούτου, οι διοικητές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας δεν επικυρώνουν αντίγραφα από τα προαναφερόμενα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως ισχύει.

Στην περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, κατά τα ανωτέρω, τότε απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο.

Β. Τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον φέρουν επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται εφόσον διαπιστωθεί η ταύτιση του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο (άρθρο 15 παρ. 2, ν. 4727/2020).

Συνεπώς, οι διοικητές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας επικυρώνουν αντίγραφα από ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, με βάση τα όσα αναφέρονται ανωτέρω.

Γ. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) και φέρουν τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ ακριβούς αντιγράφου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περ. β της παρ. 3 του ν. 4727/2020.

Ως εκ τούτου, οι διοικητές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας δεν επικυρώνουν αντίγραφα από τα προαναφερόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα, δεδομένου ότι είναι δυνατή η ταύτιση του περιεχομένου τους μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που παρέχεται από την ΕΨΠ, με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.

Στις περιπτώσεις για τις οποίες απαιτείται η επικύρωση των εκτυπωμένων ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων, η διαδικασία που ακολουθείται είναι η εξής:

1. Το φυσικό πρόσωπο που αιτείται από κάθε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο την επικύρωση εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου οφείλει, να έχει αποστείλει προηγουμένως στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) του επικυρούντος, δηλαδή του αρμόδιου υπαλλήλου της διοικητικής αρχής ή του Κέντρου Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) ή του δικηγόρου, το σχετικό ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο. Δεν απαιτείται προηγούμενη αποστολή του ηλεκτρονικού εγγράφου, αν αυτό έχει περιέλθει με χρήση ΤΠΕ στη διοικητική αρχή ή ΚΕΠ, απευθείας από τον εκδότη του εγγράφου.

2. Ο επικυρών ελέγχει πρωτίστως εάν το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο φέρει τα απαραίτητα στοιχεία. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών δημόσιων, εγγράφων ορίζονται στις παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων ορίζονται στην παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020.

3. Ακολούθως, ο επικυρών αντιπαραβάλλει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου με την εκτύπωση αυτού, προκειμένου να επιβεβαιώσει την ταύτιση του περιεχομένου των δύο μορφών του ίδιου εγγράφου. Ο επικυρών μπορεί να εκτυπώσει ο ίδιος το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο που έχει στην κατοχή του για τον σκοπό της επικύρωσης.

4. Στη συνέχεια, ο επικυρών επιθέτει τη σχετική επισημειωματική πράξη επικύρωσης στο σώμα της εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημοσίου ή ιδιωτικού εγγράφου. Όταν η επικύρωση γίνεται από αρμόδιο υπάλληλο διοικητικής αρχής ή ΚΕΠ, αναγράφονται τα εξής:

α. Ο τίτλος του φορέα και η υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση,

β. Η φράση: «Ακριβές αντίγραφο»,

γ. Τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου (Ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, στοιχεία Α.Δ.Τ. ή άλλου μέσου ταυτοποίησης που προσκομίζεται),

δ. Ο τόπος και η ημερομηνία της επικύρωσης,

ε. Το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση,

στ. Η επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της υπηρεσίας.

Επισημαίνεται ότι οι εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων (δημόσιων και ιδιωτικών) γίνονται δεκτές από τους φορείς του δημόσιου τομέα, όπως αυτοί ορίζονται στην περ. 57 του άρθρου 2 του ν. 4727/2020, μόνο κατ’ εξαίρεση του κανόνα της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 29 του ιδίου νόμου. Συγκεκριμένα, η διαδικασία της επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων εφαρμόζεται όταν:

α) είτε υφίσταται πρόσκαιρη αντικειμενική αδυναμία παραλαβής ηλεκτρονικού εγγράφου από τον φορέα του δημόσιου τομέα,

β) είτε υφίσταται άλλου τύπου αδυναμία παραλαβής που διαπιστώνεται με πράξη του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

γ) είτε όταν το φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα έχει επιλέξει μη ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας με φορείς του δημόσιου τομέα στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.), σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 2 του άρθρου 29 του ν. 4727/2020.

Επίσης, τονίζεται ότι όταν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο διακινείται με ηλεκτρονικό τρόπο δεν απαιτείται ουδεμία επικύρωση, καθώς διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με τα χαρακτηριστικά των παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 και της παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020.

Για τους παραπάνω λόγους, όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας παρακαλούνται να συνδράμουν με κάθε πρόσφορο τρόπο ώστε τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες να συναλλάσσονται με ηλεκτρονικό τρόπο με τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα, καθώς η ηλεκτρονική διακίνηση ηλεκτρονικών δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων απαλλάσσει, μεταξύ άλλων, τους διοικούμενους από την υποχρέωση φυσικής παρουσίας σε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, σύμφωνα με τα προεκτεθέντα.

Η παρούσα εγκύκλιος παρακαλούμε όπως κοινοποιηθεί σε όλες τις οργανικές μονάδες των Υπουργείων, Γενικών και Ειδικών Γραμματειών, καθώς και στα εποπτευόμενα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου.

Το Υπουργείο Εσωτερικών παρακαλείται να κοινοποιήσει την εγκύκλιο στις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τις Περιφέρειες και τους Δήμους της χώρας.

Τέλος, το Υπουργείο Δικαιοσύνης παρακαλείται όπως κοινοποιήσει την παρούσα σε όλους τους Δικηγορικούς Συλλόγους της Χώρας για την ενημέρωση των δικηγόρων.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

ΛΕΩΝΙΔΑΣ ΧΡΙΣΤΟΠΟΥΛΟΣ